BORRADOR en revisión legal: este documento todavía no es definitivo y puede cambiar.
Aviso de privacidad integral — Dictavo
BORRADOR para revisión legal (versión 2026-10-28-borrador). No es un documento definitivo. Los datos entre
[CORCHETES] deben completarse o confirmarse antes de publicarse.
Última actualización: 28 de octubre de 2026.
1. Quién es el responsable
[RAZÓN SOCIAL DE DEVBOX] («DevBox»), con domicilio en [CALLE, NÚMERO, COLONIA, C.P.], Querétaro, Querétaro, México, es responsable del tratamiento de los datos personales de las personas que usan Dictavo (los «Usuarios») conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares publicada en el Diario Oficial de la Federación el 20 de marzo de 2025 (la «LFPDPPP») y su normativa aplicable.
Contacto de privacidad: [CORREO DE PRIVACIDAD] · [TELÉFONO] · [NOMBRE O ÁREA RESPONSABLE DE DATOS PERSONALES].
Dos papeles distintos. Respecto de los datos de las personas que participan en las reuniones de un cliente (por ejemplo, los clientes de ese cliente), la empresa que contrata Dictavo es la responsable y DevBox actúa como encargado: trata esos datos solo por cuenta del cliente y conforme a sus instrucciones (ver los Términos de uso). Este aviso explica ambos tratamientos para que cualquier persona sepa qué ocurre con sus datos.
2. Qué datos personales tratamos
| Categoría | Ejemplos | De quién |
|---|---|---|
| Datos de cuenta | nombre, nombre que usa en las llamadas, empresa, correo, configuración | Usuarios |
| Voz y audio de la llamada | el audio en vivo de la reunión | Usuarios y participantes |
| Transcripciones | el texto de lo que se dice, con el nombre o canal de quien habla | Usuarios y participantes |
| Nombres y metadatos de la reunión | nombres en la lista de participantes, link, plataforma, fecha, hora y duración | Usuarios y participantes |
| Imágenes de la pantalla compartida (modo silencioso, opcional) | capturas de la ventana de la reunión, que se analizan y no se guardan | Usuarios y participantes |
| Archivos de conocimiento que el cliente carga | documentos de servicios, casos, propuestas, notas de clientes; se guarda solo su texto, en el equipo del Usuario (el original no se guarda) | Cliente (puede contener datos de terceros) |
| Consultas de búsqueda en internet | la frase que se busca (por ejemplo, «qué hace Grupo Herdez») | Usuarios |
| Datos técnicos | registros de diagnóstico sin contenido de la llamada, versión de la app | Usuarios |
Datos sensibles. Dictavo no crea huellas de voz ni plantillas biométricas, y no identifica a las personas por su voz: sabe quién habla por el canal (el micrófono del Usuario o el audio de la llamada) o por el nombre que muestra la plataforma de reuniones. Dictavo no está diseñado para tratar datos de salud, datos de menores ni otros datos sensibles, y los Términos de uso prohíben usarlo para eso. Si en una conversación aparecen datos sensibles, se tratan solo como parte de la transcripción del cliente. [REVISAR: si la LFPDPPP 2025 requiere consentimiento expreso para la voz como dato biométrico aun sin crear plantillas.]
3. Para qué usamos los datos
Finalidades primarias (necesarias para el servicio):
- Transcribir la reunión en tiempo real y mostrar al Usuario sugerencias, respuestas, alertas y resúmenes.
- Cuando el Usuario lo pide, que el agente de Dictavo responda en voz alta o por escrito dentro de la llamada.
- Guardar el historial de reuniones en el equipo del Usuario y generar resúmenes, preguntas pendientes y el documento de requisitos del proyecto.
- Buscar en internet cuando el Usuario lo pide (solo se envía la frase que se busca).
- Dar soporte, atender fallas, mantener la seguridad y cumplir obligaciones legales.
Finalidades secundarias (no son necesarias para el servicio):
- Medir el uso y el costo del servicio de forma agregada para mejorarlo.
- Enviar información sobre nuevas funciones de Dictavo.
No entrenamos modelos con los datos del cliente. DevBox no usa audio, transcripciones, archivos ni resultados del cliente para entrenar modelos de inteligencia artificial, salvo que el cliente lo autorice expresamente por escrito (opt-in). Si no quieres que tus datos se usen para las finalidades secundarias, escríbenos a [CORREO DE PRIVACIDAD]; negarte no afecta el servicio.
4. Con quién compartimos los datos (encargados y transferencias)
Dictavo usa estos proveedores (subencargados) solo para prestar el servicio:
| Proveedor | Para qué | Qué recibe | Dónde |
|---|---|---|---|
| Recall.ai, Inc. | conectar el agente a la reunión (Zoom, Meet, Teams) | link de la reunión, nombre del agente; transmite el audio en vivo | EE. UU. (región us-west-2) |
| Deepgram, Inc. | convertir el audio en texto | audio de la llamada, en vivo | EE. UU. |
| Anthropic, PBC (Claude) | analizar la conversación, sugerir, responder, resumir y buscar en internet | texto de la conversación, notas, conocimiento de la empresa y del cliente, imágenes de pantalla (opcional), frases de búsqueda | EE. UU. |
| ElevenLabs, Inc. (u OpenAI o Cartesia si el cliente lo elige) | la voz del agente | solo el texto que el agente va a decir | EE. UU. / [CONFIRMAR región] |
| Cloudflare, Inc. | túnel cifrado para que el agente envíe el audio al equipo del Usuario | tráfico cifrado en tránsito | global |
Recall.ai no guarda audio ni video. Cada agente se crea con Zero Data Retention (retention: null): el audio solo pasa en vivo y no se graba en sus servidores. Si un agente fuera a crearse con grabación, Dictavo no lo envía. Recall conserva datos técnicos (link de la reunión, estado del agente y registros sin contenido de la llamada).
Transferencias internacionales. Los proveedores anteriores están en Estados Unidos. Estas transferencias son necesarias para prestar el servicio que el Usuario contrató y se hacen a encargados que tratan los datos por cuenta de DevBox y del cliente, por lo que no requieren el consentimiento del titular conforme a la LFPDPPP [REVISAR artículo aplicable de la ley de 2025]. DevBox no vende datos personales ni los comparte para publicidad.
Deepgram no usa nuestro audio para mejorar sus modelos. Cada conexión de transcripción se abre con la opción de exclusión de su programa de mejora de modelos (mip_opt_out=true); según Deepgram, el audio de esas solicitudes se conserva solo el tiempo necesario para procesarlas.
Retención de los demás proveedores: [REVISAR con cada contrato — Anthropic (retención de la API y no entrenamiento según sus términos comerciales), ElevenLabs (retención del texto)].
5. Cuánto tiempo guardamos los datos
- Audio y video: no se guardan, ni en Dictavo ni en Recall.ai.
- Transcripciones, análisis y resúmenes: se guardan en el equipo del Usuario, no en servidores de DevBox, y se borran automáticamente a los 180 días (el cliente puede cambiar ese plazo o poner 0 para conservarlas). El Usuario puede borrar una reunión o todas en cualquier momento (Ajustes › Privacidad › «Borrar todas mis sesiones»).
- Imágenes de pantalla: no se guardan (solo el texto que se extrae), salvo que el cliente lo active.
- Datos de cuenta: mientras la cuenta esté activa y el tiempo que exija la ley después.
6. Tus derechos ARCO y cómo ejercerlos
Puedes Acceder a tus datos, pedir su Rectificación, su Cancelación u Oponerte a su tratamiento, así como revocar tu consentimiento o limitar el uso de tus datos. Envía tu solicitud a [CORREO DE PRIVACIDAD] con: tu nombre y un medio para responderte; una copia de tu identificación (o la de tu representante y el documento que lo acredite); los datos y el derecho que quieres ejercer; y cualquier dato que ayude a localizarlos. Responderemos en un plazo máximo de 20 días hábiles y, si procede, lo haremos efectivo dentro de los 15 días hábiles siguientes [REVISAR plazos de la LFPDPPP 2025].
Si participaste en una reunión de un cliente de Dictavo, ese cliente es el responsable de tus datos: dirige tu solicitud a esa empresa. Si nos escribes a nosotros, la trasladaremos al cliente y le ayudaremos a atenderla.
Si consideras que tu derecho fue vulnerado, puedes acudir a la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, autoridad garante en materia de protección de datos personales en posesión de particulares desde la reforma de 2025.
7. Residentes de California y otros estados de EE. UU.
Si vives en California, la California Consumer Privacy Act, reformada por la California Privacy Rights Act («CCPA/CPRA»), te da derecho a: saber qué datos personales recabamos, de dónde, para qué y con quién los compartimos; acceder a ellos; borrarlos; corregirlos; optar por no permitir su venta o el compartirlos para publicidad conductual (DevBox no vende ni comparte datos personales en ese sentido); limitar el uso de datos personales sensibles (DevBox no los usa para inferir características); y no ser discriminado por ejercer estos derechos. Puedes ejercerlos tú o un agente autorizado en [CORREO DE PRIVACIDAD]; verificaremos tu identidad antes de responder, en un plazo de 45 días. Cuando DevBox trata datos de las reuniones de un cliente, actúa como service provider de ese cliente. Los residentes de otros estados con leyes similares (Colorado, Connecticut, Virginia, Texas y otros) pueden ejercer los derechos que esas leyes les den por el mismo medio. [REVISAR: umbrales de aplicación de la CCPA a DevBox y aviso «Notice at Collection».]
8. Cookies y tecnologías similares
La app de Dictavo funciona en el equipo del Usuario y no usa cookies de publicidad ni de rastreo. Solo usa una cookie técnica local para proteger el panel.
9. Cambios a este aviso
Publicaremos cualquier cambio en la app y en [URL DEL AVISO]. Si el cambio es importante, la app volverá a pedir tu aceptación en «Antes de empezar».